Ein Briefing sollte verständlich machen, was man von einem Dienstleister erwartet, zum Beispiel Agenturen. Es ist ein schriftliches Dokument, ein kleines Pflichtenheft, das die wichtigsten Punkte wieder aufgreift.
Der Inhalt des Briefings
Ein Briefing sollte folgende Elemente beinhalten:
- Kontext und Problematik
- Ziele
- Zielgruppe
- Die zu vermittelnde Botschaft
- Bearbeitungsfrist und Dauer der Leistung
- Budget
- Terminplanung für die Entscheidung des Dienstleisters
Dieses Dokument wird die Agentur und der Inserent ermöglichen, die verschiedenen Aspekte der Anfrage. Es ist ein Leitfaden, der für jeden die Aufgaben bezeichnet, und der auch ermöglicht über spezifische Aspekte zu diskutieren.
Das Briefing darf nicht versäumt werden, da es ein Verankerungspunkt zwischen der Anfrage und der Agentur (oder den Agenturen) bildet. Dieser Ansatzpunkt bildet die Entstehung des Projekts und konditioniert das Abspiel und die Leistung der vorgenommenen Maßnahmen.
1- Vereinigen Sie Manager und andere beteiligten Mitarbeiter
Bevor man ein Briefing für eine Agentur verfasst, sollte man die beteiligten Personen, inklusive Entscheidungsträger, versammeln, um die Meinungen der anderen zu sammeln. Es auch die Gelegenheit von den verschiedenen Aspekten zu diskutieren, um auch die Kleinigkeiten abzudecken.
Es wäre besonders schade ein Briefing für eine Agentur zu verfassen, das die Strategie der Entscheidungsträger nicht entspricht. Zeit ist wertvoll!
2- Seien Sie genau in Ihrer Anfrage
Die Genauigkeit des Briefings ist seine größte Eigenschaft. Jeder Teil sollte einzeln und detailliert behandelt werden. Je detaillierter Ihre Angaben sind, desto besser wird es für die Agenturen und desto weniger Fragen über Ihre Anfrage werden entstehen.
3- Fassen Sie die Ziele und erwarteten Ergebnisse zusammen
Dieser Tipp widerspricht der 2. Tipp nicht: In einem Briefing sollte man sehr genau in der Beschreibung der Anfrage sein, sowie zusammenfassend. Am Ende des Briefings sollten alle Ziele und erwarteten Leistungen erinnert werden. So muss die Agentur nicht jeden Tag das ganze Briefing durchgehen.
4- Organisieren Sie ein Treffen um Ihr Briefing zu präsentieren
Eine mündliche Präsentation kann helfen einige Aspekte abzuklären. Schriftlich bestehen nämlich mehr Chancen, die Beschreibungen falsch zu verstehen. Mit einem Vortrag (Treffen oder Telefonat zum Beispiel) können Sie eventuelle Zweifel klären. Somit entstehen auch keine schlechten Überraschungen für den Inserenten.
5- Seien Sie leicht erreichbar um die Fragen der Agentur zu beantworten
Die vorherigen Tipps hatten das Ziel, das Verständnis der Anfrage zu erleichtern. Diese wird aber trotzdem Fragen bezüglich der Richtlinien haben, während der Bearbeitung des Angebots. Sie sollten verfügbar sein, um eventuelle Fragen zu beantworten. Je deutlicher das Projekt für die Agentur ist, desto größer sind die Chancen, Ihre Erwartungen zu erfüllen.
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Foto: Shutterstock
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